Habla de productividad con convicción, y hasta con cariño. Para el gijonés Berto Pena, este concepto tan mal etiquetado es en realidad un pasaporte a una nueva forma de vida, que permite mejorar el trabajo y la vida de las personas. Un antídoto frente a los tiempos actuales en los que las prisas y el estrés figuran en la mayoría de las agendas.
Su vida cambió en uno de los numerosos viajes en avión que realizaba como director de marketing de una empresa inglesa de telefonía. Por aquel entonces tenía un trabajo estresante. «Me encantaba, pero empecé a verme desbordado por las circunstancias: demasiadas reuniones, demasiados e-mails, y mi desorganización empezó a pasarme un precio muy alto, veía que me iba a despeñar». La casualidad -o tal vez la causalidad, como sugiere Berto- hizo que se fijase en un libro de organización personal que le llevó a dar un giro a su vida. Lo leyó durante el vuelo y a partir de ese momento empezó a modificar sus hábitos. Tras mucho esfuerzo, estudio, errores y descubrimientos empezó a trabajar mejor, a ser más creativo y a superar el estrés. Lo que descubrió fue tan impactante que años más tarde decidió dejar su trabajo para poder contar a la gente su experiencia, y ahora se dedica por entero a la docencia en temas de productividad y gestión personal. Su libro «Gestiona mejor tu vida» refleja lo que vivió este empleado, emprendedor, empresario, internauta y sobre todo persona.
«La persona que se quiere gestionar bien tiene que empezar a decir no a una serie de cosas. La que dice sí a todo al final siempre descuida prioridades»
-Te dedicas a dar charlas y cursos sobre productividad, una palabra que enseguida se asocia a ejecutivos de Wall Street o a directivos de grandes empresas…
-Llevo años dedicado a esto y no he encontrado un sinónimo de la palabra productividad, lo más parecido que he encontrado es la expresión ‘gestión personal’. En realidad hablamos de una serie de rutinas, fórmulas y hábitos con los que tú haces las cosas y eso se aplica en el trabajo, en tu casa, en tus estudios, con la familia… es el modo en el que te organizas, te propones hacer una serie de cosas y lo consigues. El gran problema es que nadie nos enseña estas cuestiones. Pasamos por la vida adquiriendo un montón de información pero nadie nos explica cómo trabajar, cómo organizarnos, cómo distribuir para que no caigamos en el tópico de ‘no me llegan las horas del día’.
-¿Cómo encaja la productividad con la cultura del trabajo que hay en España?
-En España tenemos un problema muy grande: estamos empeñados en trabajar más duro en vez de trabajar de forma más inteligente, y confundimos echar horas con ser más productivo, precisamente porque no nos han enseñado a trabajar. Ya no estamos en la revolución industrial, cuando tu productividad se medía en función de las cajas que cargabas en la fábrica, así que dedicar más horas no hace que seas un buen trabajador. El mundo de hoy se mueve hacia el trabajador del conocimiento, que utiliza la cabeza y el corazón para hacer cosas.
-¿Qué pinta el corazón en esto?
-Creer que el trabajo es racional es otro de los errores que cometemos, cuando el trabajo es emocional, te hace sentir bien o mal. No somos robots. Yo puedo decir que a mí la productividad personal me ha permitido disfrutar más del trabajo y ser más feliz porque trabajo mejor, no me ahogo en vasos de agua, tengo menos estrés, puedo mejor con los proyectos que tengo y soy más creativo. El corazón es la intensidad, las ganas, la emoción, la alegría, las ideas con las que yo hago algo. En ese sentido, la productividad te da pautas que te hacen ser un poco mejor en el trabajo, y eso eleva el ánimo de cualquier persona. Los problemas del día a día siguen siendo los mismos, no por ser productivo tienes menos, pero tienes más armas o más tranquilidad para enfrentarte a ellos. En vez de estar, como una balsa a la deriva, eres tú quien lleva el barco y lo controla.
-¿Tienen estas ideas aplicación para cualquiera, por ejemplo un ama de casa o un jubilado?
-Totalmente. Mi actividad se centra en formar equipos de trabajo y a profesionales, pero en realidad son los mismos principios aplicados en áreas distintas, te sirve para llevar mejor una casa u organizar un viaje.
«En España estamos empeñados en trabajar más duro en vez de trabajar de forma más inteligente. Confundimos echar horas con ser más productivo»
-¿Se debería incluir la gestión personal en los planes educativos?
-Sin duda, si esto nos lo enseñaran de pequeños seríamos mejores estudiantes, y aterrizaríamos en el mundo laboral en mejores condiciones. En mis clases siempre les digo a los estudiantes que es como si están invirtiendo para construir un Ferrari y cuando todo está casi terminado, a la hora de poner las ruedas, que es lo que hace que el coche esté en contacto con la tierra, se ponen unos neumáticos de utilitario. Invertimos en muchas áreas y descuidamos lo más importante. He visto a personas con cuatro carreras, con una mente extraordinaria, con un capacidad de liderazgo brutal pero que luego son tremendamente desorganizadas, improductivas, y lo peor es que lo contagian a su equipo.
-¿Los principios básicos del cambio están dentro de cada persona?
-Efectivamente, porque la mayoría de las cosas que proponemos los que estamos en esto son hábitos y rutinas personales que tú vas a poner en marcha por ti mismo. Puede hacerlo cualquier persona. Si yo me distraigo con el móvil es culpa mía, está en mi mano no hacerlo, igual que ahogarme porque no distingo un imprevisto de una urgencia. Son cosas que no sabemos porque no se nos enseñan y que no requieren inteligencia, es sobre todo voluntad, conocer las claves y practicar.
-¿Es más difícil quitar un mal hábito que crear uno nuevo?
-En una respuesta rápida diría que por igual, aunque hay hábitos que están muy arraigados. Te voy a contestar utilizando la frase: un clavo se quita con otro. Para quitar un mal hábito, sustitúyelo por otro mejor, y verás que no te estabas perdiendo nada. Por ejemplo, existe el mal hábito de empezar todos los días leyendo el e-mail y como eso es una puerta abierta a muchas cosas, al final del día no se ha hecho lo fundamental. ¿Cómo quito ese hábito? Pues con otro: empiezo la jornada haciendo la tarea más importante del día, y luego leo el e-mail.
Hay otros hábitos que no se pueden sustituir, hay que eliminarlos a porrazos, como el uso indebido de Facebook o Twitter. Conectarse a Facebook por la mañana puede ser muy divertido, pero estás desperdiciando el momento de más productividad del día, que es el comienzo. ¿No será mejor dejarlo para más adelante, por ejemplo al final de la mañana, que ya estás más cansado? Hay que aprender a ponerlo en el mejor momento. Es pura educación y descubrimiento.
–Dices en tu blog que más importante que saber lo que hay que hacer es saber lo que no hay que hacer.
-La atención es un animal en peligro de extinción, cada vez vivimos en un mundo más conectado y a la vez más desconectado. Basta con entrar en cualquier restaurante o esperar en la cola del autobús y ves que la mitad de las personas están mirando el móvil porque no saben hacer otra cosa. Y es un problema muy serio, porque la atención es lo más grande que tenemos, es lo que permite que termines antes las cosas, pongas calidad en lo que haces y lo disfrutes. A veces ves a padres columpiando a sus hijos con una mano, están haciendo cosas que sólo pasan una vez en la vida, y al mismo tiempo miran el móvil. Y no es que la tecnología sea mala, sino que nuestros malos hábitos hacen que la utilicemos de modo incorrecto.
La tecnología es como un cuchillo de cocina, si lo coges por el mango puedes utilizarlo bien, si lo coges por el filo te cortas. Así que antes de emprender una tarea, asegúrate de que has eliminado la mayor parte de las distracciones que te rodean: pon el móvil en silencio y boca abajo, cierra la aplicación del correo electrónico… son medidas sencillas que te van a permitir terminar antes y mejor.
«La tecnología es como un cuchillo de cocina. Si lo coges por el mango puedes utilizarlo bien, si lo coges por el filo te cortas»
-La gente le da importancia a una adecuada alimentación física, pero no se hace lo mismo con la dieta mental.
-Es igualmente importante, porque hemos llegado a un nivel tan grande de saturación que ‘todo lo que no suma, resta’. Los humanos hemos confundido la calidad de vida con sumar y cada vez metemos más cosas en la mochila, sin preguntarnos si aportan algo o no. Hay que tomar conciencia de que no se puede estar leyendo todo lo que se publica, todos los comentarios, mirando todas las etiquetas, atentos a todas las aplicaciones y suscripciones… porque, con perdón, nos estamos «agilipollando» de un modo extraordinario, y lo peor es que no nos damos cuenta. El problema es que te metes en esa rueda de descargas, de actualizaciones, de menciones, de gadgets… Al final pagas un precio silencioso por esa saturación, porque tu día es finito, igual que tu atención, tu energía, tu tiempo, tus ganas. Si eres inteligente y lo utilizas en lo que te aporta, al final tu día será productivo; si te vas desgastando en cosas que no te aportan, te alejas de lo importante y no te llegan las horas del día.
La persona que se quiere gestionar bien tiene que empezar a decir no a una serie de cosas, la persona que dice sí a todo tiene la agenda a punto de explotar, está estresada y al final siempre descuida las prioridades. Hay gente que no ve a su familia y los hijos sólo crecen una vez…
-¿Hay que aprender a no hacer nada?
-Totalmente, necesitamos esos momentos, son los que te hacen consciente de lo que haces. Es importantísimo cuidar el descanso, porque es uno de los grandes perjudicados del mundo en el que vivimos.
-¿Se puede dejar de vivir corriendo?
-El problema no son las horas, sino lo que hacemos con ellas. Tú puedes tener un día apretado de trabajo pero puedes controlarlo con una planificación. Si dedicas al final del día 10 o 15 minutos a planificar el día siguiente y poner un orden, por lo menos correrás con un sentido. Si no lo haces, eres como un pollo sin cabeza.
En su web thinkwasabi.com Berto Pena publica gran parte de su conocimiento y actividad profesional dedicada a mejorar el trabajo diario y la organización personal.
Gestiona mejor tu vida
Año nuevo, vida nueva
Con el comienzo de año llegan los buenos propósitos, y junto a ellos la necesidad de marcarse nuevos objetivos y retos personales. Llevarlos a buen puerto requiere decisión y método. Berto Pena da unas recomendaciones para que lo emprendido no se convierta en ‘papel mojado’.
- Primera regla de oro: Lo más importante: ¿verdaderamente lo quieres? Cualquiera puede cambiar pero no todo el mundo lo hace, porque primero hay que querer. Tiene que ser una prioridad para ti porque si no al primer envite se va a venir abajo.
- Segunda regla: Concéntrate en una sola cosa, no intentes comerte el mundo. El año es muy largo, empieza con un objetivo y si a los dos meses lo has conseguido puedes proponerte otro. Si pones demasiadas cosas encima de la mesa no te vas a concentrar y se va a diluir todo.
- Tercera regla: Descompón tu objetivo o proyecto en una serie de pasos concretos pequeños y tangibles a los que puedas ir poniéndole fecha y hora, si es posible. Decir ‘me apunto al gimnasio’ es el primer paso, lo siguiente es plantearte cuándo vas a ir, cómo lo vas a hacer… Para conseguir lo que te propongas la repetición es esencial, se trata de convertirlo en una rutina y para eso hay que ponerlo en el calendario.