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Centros SAT. La factura electrónica

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Escrito por Centros SAT   
Miércoles, 01 de Diciembre de 2010 12:46
El paso final de una transacción comercial es la emisión de una factura en la que se muestra una relación de los artículos u objetos comprendidos en el proceso de compra-venta. Este trámite que habitualmente se resolvía con un documento en papel está pasando poco a poco a la historia y está siendo sustituido por la emisión del mismo documento pero en formato digital.

La factura electrónicaCon esta nueva forma de facturar aparecen parejas muchas dudas: validez legal, obligaciones, reconocimiento de ambas partes, formas de envío y a veces cosas aún más básicas como:

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica (o factura digital) es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales exigibles a cualquier factura y que es capaz de garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, de forma que el emisor no puede renunciar a ella.

¿Tiene validez legal?

Actualmente una factura electrónica tiene la misma validez legal a efectos tributarios que una factura en formato papel. Tanto a las facturas en papel como a las facturas electrónicas se les exigen los mismos datos mínimos, por lo que las diferencias entre ambos formatos vienen derivadas del soporte informático y la forma de transmisión de las mismas. Las dos principales diferencias serían por tanto:
1. Las facturas electrónicas son un documento electrónico del que no es necesario obtener una copia impresa, mientras que las facturas en papel son documentos impresos.
2. Las facturas electrónicas deben incluir una firma electrónica reconocida, mientras que en las facturas en papel no se requiere firma alguna.
Por lo tanto, enviar una factura por email NO es Factura Electrónica si ésta no va firmada a través de un certificado digital (o certificado electrónico) emitido por alguna de las entidades certificadoras oficiales de este país.

¿Qué son los certificados digitales?

El certificado digital se puede decir que es el documento electrónico que nos otorga una identidad en Internet y la posibilidad de firmar electrónicamente cualquier transacción telemática que realicemos. Existen certificados tanto para personas físicas como para personas jurídicas, y estos certificados contienen: información de identidad del titular (clave privada), que queda bajo custodia del propietario; una clave pública; datos propios del certificado: número de serie, fecha de caducidad…; y una firma digital de la Autoridad de Certificación, que son empresas privadas u organismos que, autorizados por los gobiernos, ofrecen garantías del correcto funcionamiento de los certificados y herramientas para que éstos gocen de plena funcionalidad y reconocimiento legal.
Existen certificados por software, como por ejemplo el que expide de forma gratuita la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre www.fnmt.es, y certificados que vienen incrustados en tarjetas criptográficas, como el DNI electrónico.

Soluciones para realizar factura electrónica

Existen soluciones totalmente gratuitas para la generación de facturas electrónicas en formatos estándar como facturae www.facturae.es, y en el caso de los profesionales autónomos es posible firmar las facturas con el DNIe. También existen soluciones gratuitas para la verificación de facturas electrónicas (incluida su firma), por lo que el coste para comenzar a utilizar la facturación electrónica es prácticamente nulo.

Beneficios del uso de la factura electrónica

Existen muchas razones para adoptar la factura electrónica:
• Ahorro de costes.
• Mejora de la eficiencia.
• Integración con ERPs.
• Optimización de la tesorería.
• Obtención de información en tiempo real.
• Reducción de tiempos de gestión.
• Agilidad en la toma de decisiones.
• Administración y contabilidad automatizadas.
• Control de acciones erróneas.
• Uso eficaz de recursos financieros.
• Mejor aprovechamiento de los recursos humanos.
• Reducción de controversias en la gestión de facturas entre emisor y receptor.
• Mejoras en la resolución de incidencias.
• Reducción de plazos de cobro.
• Mejoras en la negociación de los plazos de pago.
• Mejora de la relación comercial y de la imagen de la empresa.
• Cumplimiento de obligaciones cuando la facturación electrónica sea exigida en los procesos de licitación.
Así pues, sólo es necesario ponerse de acuerdo entre emisor y receptor para hacer facturación electrónica, acordar un formato y olvidarse del papel.

La Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, establecía dos fechas significativas para la adopción generalizada de la facturación electrónica:
• Cuarto trimestre de 2009, momento en el que las grandes empresas estaban obligadas a facturar electrónicamente a las entidades públicas estatales.
• 1 de enero de 2011, año en el que la obligación se hace extensible a todas las empresas españolas, independientemente de su tamaño.
A apenas semanas de que venza el plazo todavía queda mucho por hacer. Según datos recientes de la SETSI, en España tan sólo el 12% de las empresas hacen uso de dicha facturación electrónica.


La Red de Centros SATcolabora con FADE en su proyecto de Impulso de la Factura Electrónica en Asturias, financiado por el Gobierno del Principado de Asturias, y que tiene como principal objetivo fomentar la adopción y uso generalizado de la factura electrónica entre las empresas asturianas, incorporándola a sus procedimientos de negocio y promoviendo el uso de servicios telemáticos a través de los cuales las empresas se relacionen entre sí, y con las diferentes Administraciones Públicas, en especial con la del Principado de Asturias.
Recientemente FADE ha estrenado una nueva web (web.fade.es/facturae) dedicada específicamente a esta temática, que nos muestra, con una colección de vídeos e información de enfoque muy didáctico, la información más relevante a la hora de empezar a facturar electrónicamente.
Además se ofrece un servicio de información y de diagnóstico, para determinar la mejor forma de incorporar la factura electrónica en su empresa, y un estimador de ahorro que le permite calcular los costes que se pueden ahorrar sustituyendo la facturación en papel por la facturación electrónica.

Para más información sobre esta temática, y/o sobre cualquiera de los servicios que pone a su disposición la Red de Centros SAT, puede consultar la página web www.astursat.netscroll back to top
 

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