La Red de Centros SAT, cuyo objetivo es acercar las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) a las empresas, organiza durante el mes de noviembre diversas actividades divulgativas en torno a la temática “Gestión Electrónica/E-Administración”. A través de charlas, talleres prácticos, seminarios y asesoramientos personalizados, se podrá ampliar cualquier información sobre éste y otros temas relacionados con el uso de las TIC en la pyme.
Pagar un impuesto, presentar una declaración fiscal, obtener una partida de nacimiento o hacer una transferencia bancaria eran trámites que habitualmente requerían un desplazamiento al banco o a la administración correspondiente. Hoy en día se pueden realizar a través de Internet sin necesidad de desplazarse de casa o del trabajo, evitándose largas colas y esperas innecesarias con el consiguiente ahorro que ello supone.
Pero la pregunta es obligada: ¿Es seguro hacer todos estos trámites por Internet? ¿Cómo puede ser que cuando realizo un trámite presencial tengo que presentar tanta documentación para identificarme a mí y/o a mi empresa y, por Internet, esa identificación se realiza de forma remota? ¿Qué garantías existen de que la información que se transmite no ha sido modificada y que las partes que intervienen son realmente las personas o entidades que dicen ser? La respuesta es sencilla, todos estos tramites se pueden realizar de forma remota a través de Internet con las mismas garantías de seguridad que un proceso presencial gracias a la firma electrónica, que garantiza que la persona o empresa que envía la información y quien la recibe son quienes dicen ser y que la información no ha sido modificada en ningún momento.
¿Y qué necesitamos para firmar electrónicamente? Para poder firmar a través de Internet y que nuestra firma tenga validez, necesitamos un documento electrónico conocido como certificado digital o electrónico. El certificado digital se puede decir que es el documento electrónico que nos otorga una identidad en Internet y la posibilidad de firmar electrónicamente cualquier transacción telemática que realicemos. Existen certificados tanto para personas físicas como para personas jurídicas.
Los certificados digitales se han de solicitar a entidades conocidas como prestadores de servicios de certificación o terceras partes de confianza. Los Prestadores de Servicios de Certificación son personas físicas o jurídicas, cuya función básica es la emisión de certificados y otros servicios de firma electrónica. Es importante seleccionar como tercera parte de confianza una que realmente nos ofrezca la suficiente garantía.
En la siguiente dirección, https://www11.mityc.es/prestadores/busquedaPrestadores.jsp, se puede consultar un listado de prestadores de servicios de certificación homologados por el Ministerio de Industria y Comercio. Uno de los más conocidos es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (www.cert.fnmt.es), que lleva más de dos millones de certificados emitidos y donde obtener un certificado es muy sencillo además de gratuito. Se accede a través de un navegador a la página Web www.cert.fnmt.es, se introduce el CIF/NIF y se generan unas claves criptográficas que permitirán realizar operaciones de firma electrónica a través de Internet y quedan unidas inequívocamente al titular de las mismas, por lo que posteriormente hay que presentarse en una entidad conocida como Entidad Registradora u oficina de registro (habitualmente oficinas de Hacienda, Seguridad Social) para verificar la identidad del titular del certificado. Finalmente el prestador de servicios genera el certificado el cual se descarga vía Web quedando almacenado en el navegador de la persona usuaria. A partir de este momento ya se pueden realizar trámites por Internet de forma segura.
Actualmente multitud de servicios se pueden realizar por Internet. Sólo es necesario disponer de un ordenador con conexión a Internet y un certificado digital en algunos casos.
Todo lo anterior, se ve reforzado en España con una legislación (Ley 59/2003 de firma electrónica) que permite ofrecer garantía y seguridad jurídica a las transacciones realizadas con los certificados electrónicos, incluso, en uno de sus artículos, se dice que la firma electrónica tiene el mismo valor que la firma manuscrita siempre que se genere bajo unas determinadas circunstancias.
Otro elemento con el que se puede firmar electrónicamente y acreditar la identidad en Internet de los usuarios y usuarias es el DNI Electrónico o DNI-e que es similar al tradicional y cuya principal novedad es que incorpora un pequeño circuito integrado (chip), en el que se almacenan dos certificados digitales, gracias a los cuales se puede acreditar de forma electrónica, la identidad de su titular y firmar documentos digitales. Se obtiene de forma rápida y cómoda en el mismo momento de su renovación; es un proceso que dura menos de un cuarto de hora, pero en el que se debe indicar que se activen los certificados digitales y así nuestro nuevo DNI nos valdrá tanto para identificarnos en el mundo físico como en Internet.
Actualmente son multitud de servicios los que se pueden realizar por Internet. Sólo es necesario disponer de un ordenador con conexión a Internet y, como ya hemos comentado, un certificado digital, aunque éste no siempre es necesario, sobre todo cuando el servicio no requiere un proceso de identificación riguroso. Al conjunto de servicios que la Administración pública ofrece a la ciudadanía y a las empresas a través de Internet se le conoce con el nombre de Administración electrónica o E-Administración.
Para hacerse una idea, en la dirección www.060.es se puede consultar un listado de todos los servicios y trámites disponibles tanto para la ciudadanía como para empresas y desde el portal del Gobierno del Principado de Asturias www.asturias.es se pueden realizar más de 800 trámites distintos.
En www.dnielectronico.es/servicios_disponibles/index.html se puede consultar un listado de los servicios disponibles que se pueden realizar con el DNI electrónico.
Otra utilidad de la firma electrónica y que en los próximos años va a tener un gran impacto en las empresas es la facturación electrónica. La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados digitales reconocidos. La facturación electrónica va a suponer un ahorro de costes a las empresas ya que no será necesario imprimir la factura, ni almacenarla físicamente, aparte de una mayor agilización y eficiencia de las tareas administrativas al procesarse automáticamente mediante los programas de facturación.
Para mayor información sobre esta temática y/o sobre cualquiera de los servicios que pone a su disposición la Red de Centros SAT, pueden consultar la página web www.astursat.net