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Centros SAT. La importancia de disponer de un sistema de gestión adecuado

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Escrito por Centros SAT   
Lunes, 31 de Mayo de 2010 13:14
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Independientemente del sector de actividad de una empresa o de su volumen de negocio, es imprescindible manejar adecuadamente la información que se genera: compras, facturación, cobros, acciones comerciales…

La importancia de disponer de un sistema de gestión adecuadoTodos los procesos internos de la empresa necesitan de una gestión eficaz para estar en condiciones de analizar y explotar los datos que se generan, siendo capaces de responder a preguntas como: ¿Cuál es el cliente al que más se factura? ¿Y el importe facturado el trimestre pasado? ¿Qué producto/servicio aporta más margen de beneficio? ¿Ha tenido algún efecto sobre las ventas la última campaña de marketing?
La mayoría de las empresas son conscientes de la importancia de incorporar las TIC a sus procesos internos, para reducir los tiempos que se dedican a tareas administrativas y ser capaces de obtener información de forma rápida pero… ¿saben cómo escoger el sistema más adecuado a sus necesidades?
Hagamos un recorrido por los diferentes niveles de madurez digital en la gestión de la empresa, analizando qué mejoras aporta cada uno de ellos respecto al anterior.

Gestión no automatizada

En este nivel toda la información se archiva en papel y en la “cabeza” de quien gestiona esos documentos. Además del riesgo que conlleva que el funcionamiento de la empresa dependa de una persona, es prácticamente imposible (o muy trabajoso) extraer datos que permitan la toma de decisiones estratégicas.
Por ejemplo, cuadrar un inventario a partir del conteo de mercancía y de la consulta de los albaranes en papel puede requerir muchas horas de trabajo.

Gestión con herramientas ofimáticas

Hojas de cálculo, procesadores de texto, bases de datos… permiten almacenar y compartir la información, y realizar análisis básicos para la empresa: algo tan sencillo como una hoja de cálculo con los contactos comerciales y las acciones realizadas con cada uno de ellos permitiría detectar cuántos de esos contactos se convierten finalmente en clientes, y por tanto medir la efectividad de una campaña.
Al dar este primer paso de digitalización, hay que empezar a implementar políticas de copia de seguridad para salvaguardar los datos, ya que la información debe estar protegida frente a posibles incidencias (virus, fallos eléctricos, borrados accidentales…).
Si fuera necesario compartir la información en tiempo real, pueden usarse herramientas ofimáticas online, como Google Docs o Zoho, que almacenan los archivos en sus servidores y permiten que varias personas manejen vía web un documento de forma simultánea, actualizando los cambios a medida que se producen.
La mayoría de las empresas son conscientes de la importancia de incorporar las TIC a sus procesos internos, para reducir los tiempos que se dedican a tareas administrativas y ser capaces de obtener información de forma rápida pero… ¿saben cómo escoger el sistema más adecuado a sus necesidades?

Aplicaciones de gestión

Cuando crece el volumen de datos a manejar y la complejidad de las relaciones entre ellos aumenta, es el momento de dar el paso al siguiente nivel, y trabajar con una aplicación de gestión, ya sea genérica o sectorial.
Una aplicación de gestión es un programa informático construido sobre una base de datos que permite registrar de forma sencilla toda la información relativa a un área de negocio de la empresa: gestión de ventas, contabilidad, recursos humanos…
Es habitual que un mismo fabricante ofrezca diferentes productos para las distintas áreas de la empresa: facturación, control de stocks, contabilidad… estas aplicaciones se comunican entre sí integrando información de unas en otras, y facilitando una gestión completa de la empresa, aunque con varias bases de datos y distintos entornos de trabajo.
Decidirse entre una aplicación genérica o una sectorial dependerá de las necesidades específicas de la empresa: el turismo, el comercio y la hostelería son un claro ejemplo de uso de aplicaciones sectoriales.
En este nivel, la empresa obtiene dos ventajas claras: más rapidez en la mecanización de la información, y mayor potencia de análisis.
Además, se elimina en gran medida el riesgo de error, ya que toda la gestión de un departamento se realiza con un único programa en lugar de manejar varias hojas de cálculo o bases de datos aisladas.

Aplicaciones de gestión integral (ERP)

La principal diferencia entre este nivel y el anterior, es que en éste se trabaja con la filosofía del “dato único”, y el entorno de trabajo es similar para toda la organización.
Es decir, desde el departamento comercial hasta el de gestión de cobros manejan el mismo programa, que actúa sobre una sola base de datos, donde reside toda la información de la empresa.
Por otro lado, mientras que las aplicaciones de gestión “departamentales” suelen ser aplicaciones “estándar” con unas funcionalidades predefinidas, las aplicaciones de gestión integral son altamente parametrizables y pueden adaptarse a la empresa a medida que ésta crezca.
Al disponer de una única base de datos con información centralizada, es posible obtener informes consolidados que muestran de un golpe de vista la situación global del negocio, y esto constituye una mejora importantísima para aquellas empresas que gestionan procesos complejos o que tienen una estructura departamental muy compartimentada.

Conclusiones

En función del volumen de datos que se maneje, de la complejidad de la estructura o los procesos de la empresa y de la profundidad de los análisis que se realicen, la empresa deberá posicionarse en uno u otro nivel.
No siempre la aplicación más completa o más cara es la mejor. Hay que elegir aquella que se adapte a las necesidades de la empresa, facilitando el trabajo diario y la toma de decisiones.

Para mayor información sobre esta temática y/o sobre cualquiera de los servicios que pone a su disposición la Red de Centros SAT, puede consultar la página web www.astursat.net.scroll back to top
 

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