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Centros SAT. Facturación electrónica

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Escrito por Red de Centros SAT   
Martes, 30 de Marzo de 2010 08:19
La facturación electrónica es un tema que cada vez está más presente, pero que aún genera muchas dudas a las empresas: ¿Es obligatoria? Si mando una factura en PDF por email ¿es una factura electrónica? ¿Para qué vale?...

Facturación electrónica

¿Qué es una factura electrónica?

La Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”.
Es decir: la factura electrónica es el equivalente funcional de la factura en papel, y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.
Por tanto, una factura en formato electrónico (pdf, doc, jpg, xls…) y mandada por email NO es una factura electrónica, a no ser que vaya firmada digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad.

¿Qué características debe tener una factura electrónica para ser válida?

Para que una factura electrónica conserve el mismo valor legal que una en papel es necesario:
  • Incluir los mismos campos obligatorios que en una factura tradicional (Número, fecha expedición, razón social de ambas partes, CIF o NIF de ambas partes, etc.)
  • Tener un formato electrónico de archivo para la factura, de mayor o menor complejidad: xml, .pdf, .html, .xls, .gif, .jpg, .doc, .txt…
  • Trasmitir telemáticamente el fichero, de un ordenador a otro: mediante correo electrónico, por FTP, colgando el fichero en una página Web desde la que se pueda descargar mediante un Servicio Web…
  • Asegurar que tanto el archivo como la transmisión garanticen la autenticidad e integridad del contenido a través de una firma electrónica reconocida.
  • Que exista un consentimiento previo de ambas partes (emisor y receptor) para la realización de la facturación electrónica.

¿Cómo deben conservarse las facturas electrónicas?

La normativa exige que el emisor conserve los datos originales de la factura (matriz), y el receptor, la factura en el mismo formato en que la recibe del emisor.
Es decir, el emisor no está obligado a conservar el documento en sí, sino que debe ser capaz de volver a generarlo. En cambio, el receptor está obligado a conservar el archivo tal y como lo recibió.
Existen algunas excepciones en la norma, que permiten pasar las facturas de formato electrónico a papel, cumpliendo ciertos requisitos(1).
Es importante que tanto el emisor como el receptor tengan en cuenta dos puntos clave:
  • Debe permitirse una accesibilidad completa a las facturas para su visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga en línea o impresión.
  • Todo o parte del proceso de facturación electrónica puede delegarse en un tercero; en cualquier caso, los responsables últimos ante las Autoridades son los obligados tributarios, es decir el profesional o empresa que la expide y su cliente destinatario.

¿Qué formatos pueden usarse?

Al hablar de formatos en factura electrónica se hace referencia no sólo al tipo de fichero que contiene la factura, sino al estándar que se usa para firmarla.
En cuanto al tipo de fichero, no existe un formato único: Puede usarse xml, pdf, html, doc, xls, jpeg, gif o txt entre otros.
Respecto a la firma, la Agencia Tributaria no exige un formato de firma concreto, simplemente que sea una firma electrónica reconocida, generada a partir de un certificado digital emitido por una entidad certificadora válida(2).
Si la empresa va a facturar a la administración pública, el formato que debe usarse es el conocido como Facturae(3).

¿Es obligatorio usarla?

La ley reguladora de contratación (Ley 30/2007) establece en su disposición final novena que desde el 1 de octubre de 2010 el uso de la factura electrónica será obligatorio en todos los contratos del sector público estatal (pudiendo las AA.PP. locales y autonómicas exigir también su presentación).

¿Qué ventajas tiene su uso?

Algunas de las ventajas que reporta la factura electrónica son:
  • Disminución de costes, sobre todo en los documentos en papel (La Asociación Española de Codificación Comercial -AECOC- cifra en 0,7€ el ahorro por cada factura emitida y en 2,78 € el ahorro en la recepción)
  • Mejora de la eficiencia
  • Optimización de la tesorería
  • Obtención de información en tiempo real
  • Reducción de tiempos de gestión
  • Administración y contabilidad automatizadas.
(1). Consultar la normativa en la Orden EHA 962/2007
(2). Puede consultarse un listado en la web de la Agencia Tributaria: www.aeat.es
(3). Más información en www.facturae.es


Certificación e-Empresa162 empresas y entidades empresariales de Asturias han obtenido la certificación e-Empresa o sus variantes e-Alojamiento, e-Asociación y e-Organización durante los últimos 3 años.

La certificación e-Empresa (o “Empresa Digital”) funciona como un sello que acredita la madurez digital de una empresa o entidad y le imprime un distintivo de calidad de cara a la clientela, empresas proveedoras, etc. Se basa en un modelo de mejora continua, de manera que es posible ir escalando niveles (del uno al cinco) atendiendo al grado de incorporación de las TIC en los procesos de la empresa.
La Certificación e-Empresa evalúa todas las áreas clave de una organización: desde su equipamiento e infraestructura tecnológica (redes, conexión a Internet...) hasta la seguridad con la que se tratan los datos informáticos, pasando por sus procesos productivos, de comercialización y de marketing. Todas las áreas clave se estudian a partir de unas prácticas definidas y referidas a infraestructura (de qué dispongo), procedimientos (cómo y para qué lo utilizo), y los conocimientos requeridos y deseados para su uso.
Los cinco niveles de madurez son incrementales: la empresa o entidad tiene la posibilidad de ir subiendo en la escala, y las prácticas que se evalúan para cada uno de los niveles van aumentando su complejidad o requisitos a medida que se sube de nivel. Este enfoque marca a la empresa un camino de mejora “lógico” para ir incorporando paulatinamente Tecnologías de la Información y la Comunicación a sus procesos de negocio.
La estructuración de la certificación por niveles y áreas permite que se analicen todas las dimensiones de la empresa, obteniendo una imagen global del modo en que la empresa utiliza las TIC, tanto para gestionarse internamente como para relacionarse con terceros. De esta forma, la certificación permite a la empresa adoptar una estrategia que le ayude a posicionarse tecnológicamente de cara a su entorno, diferenciándose de su competencia.
Como resultado del proceso certificador, la empresa puede:
  • Medir su situación tecnológica, identificando sus fortalezas y debilidades.
  • Comparar su situación tecnológica con la de terceros del propio sector (competencia), o de otros sectores.
En origen la certificación nació para las empresas, pero las asociaciones empresariales vieron en ella un elemento de valor añadido de cara a sus empresas asociadas, lo que motivó la apertura del modelo a aquellas entidades y organismos que, sin realizar una labor empresarial propiamente dicha, necesitan y utilizan igualmente las Tecnologías de la Información y la Comunicación para su gestión y funcionamiento.
En la actualidad hay 7 asociaciones certificadas como e-Asociación (AJE- Asociación Jóvenes Empresarios Principado de Asturias, ASEM-Asociación Empresa Mujer, APESA-Asociación de Autónomos y Pequeños Empresarios del Suroccidente Asturiano, Cudillero Turismo, UCAGC-Unión de Comerciantes de Gijón y Carreño, Cooperativas Agro-Alimentarias del Principado de Asturias y UHPA-Unión Hotelera del Principado de Asturias).
Los centros de empresa también se han sumado a este proceso de evaluación y mejora de sus competencias digitales. Durante el 2009 fueron 2 los centros que han superado todos los criterios a examen: el Centro de Empresas Ciudad Industrial del Valle del Nalón (Valnalón), que ha alcanzado el nivel 3 de certificación (Visibilidad), y que ha sido el primero en certificarse como e-Organización, seguido del Centro Municipal de Empresas de Gijón que ha alcanzado el nivel 4 (Integración). Recientemente Avilés también se ha sumado a este proceso, ya que el Centro de Empresas de La Curtidora ha obtenido el nivel 3.
El modelo de madurez digital desarrollado, absolutamente innovador en su concepción, obtuvo el Premio Fundetec 2006 como Mejor Proyecto de Entidad no lucrativa dirigido a pymes, micropymes y autónomos/as.
Este servicio se presta desde la Red de Centros SAT. En su página web se puede consultar la relación de empresas y entidades certificadas.
www.astursat.net
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